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科研採購程序及文件下載

小額採購(採購金額<新台幣100萬元)

 

1-1(採購金額≦新台幣1萬元)

1-1-1請購核准

1-1-1-1請購單位提出請購單並須點選科研採購選項並已詳閱科研採購利益迴避條款(系所經費管理系統)

1-1-1-2請購單由單位主管核准

1-1-2請購單核准後由請購單位逕請廠商送貨或履約

1-1-3 完成送貨或履約後,由單位主管指派適當人員擔任驗收或證明,惟不得指派請購、經辦及計畫主持人擔任,於黏貼憑證驗收簽章

1-1-4驗收合格請購單位辦理後續核銷作業(財產增加單、發票或收據) 

  1-2 (採購金額>新台幣1萬元且≦新台幣10萬元)

    1-2-1請購核准

1-2-1-1請購單位提出請購單並須點選科研採購選項並已詳閱科研採購利益迴避條款(系所經費管理系統)

1-2-1-2附至少1家廠商估價單

1-2-1-3請購單由校長或其授權人核准

 1-2-2請購單核准後採購單位逕請廠商送貨或履約

1-2-3 完成送貨或履約後,由單位主管指派適當人員擔任驗收或證明,惟不得指派請購、經辦及計畫主持人擔任,於黏貼憑證驗收簽章

1-2-4驗收合格請購單位辦理後續核銷作業(財產增加單、發票或收據)

1-3(採購金額>新台幣10萬元且<新台幣100萬元)

 1-3-1請購核准

1-3-1-1請購單位提出請購單並須點選科研採購選項(系所經費管理系統)

1-3-1-2請購單非屬科技部委託或補助計畫需會研究發展處確認是否屬科研採購,另附接受補助或委託相關證明文件佐證,涉及工程部份需加會營繕組。

1-3-1-3附至少1家廠商估價單及接受補助或委託相關證明文件

1-3-1-4科研採購利益迴避書

1-3-1-5 簡約草案(可將財物規格明細表勞務明細表作為附件)簡約得依採購性質依
              實際情形自行修訂,如屬直接外購無法訂約者請於請購單補充說明

       ※請於請購時明確詳列廠牌、品名、數量,以免驗收時產生爭議。

1-3-1-6請購單由校長或其授權人核准

    1-3-2核准之契約(含規格規範)正本壹式2份、副本1份,並填寫送印簿(或送印單)送秘書室及文書組用印後正本分送使用單位及廠商,副本留存使用單位備查。(※請購單核准後請立即簽約用印,契約簽約日期應於請購單核准日後(含當日))

 

1-3-3請購單授權請購單位為採購單位逕洽廠商依約定條件送貨或履約

1-3-4廠商送貨或履約完成後,由請購單位填寫科研採購驗收紀錄表(財物勞務)並完成驗收。續將全宗採購資料(含簡約正本驗收紀錄表驗收紀錄表件之自主檢查表驗收照片等)送總務處審查(一般財物及勞務為採購組;工程或工程衍生勞務、財物、建築相關修繕、水電、空調、網路線架設、電信等為營繕組)

1-3-5 請購單位安排驗收時間,並由單位主管或其指派人員主驗,必須時並得指派適當人員會驗以上由主計室書面監驗,有委託專業機構或人員設計、監造者,由其協驗

 1-3-6驗收合格請購單位辦理後續核銷作業(財產增加單、發票或收據),如有違約罰款需辦理進帳程序。

1-3-7相關採購完整文件,請購單位除送主計室核銷留存外,應保存一份備查,自驗收之日起
         10年為原則

*科研採購直接外購案件(採購金額<新台幣100萬元,請使用單位自行辦理電匯及免稅申請事宜

 1.請購時得免附簡約書,請在請購單下方備註『本案為直接外購案件』,只需檢附其他5項文件。(請購核准後始可辦理後續匯款及免稅申請事宜)

 2.直接外購案件如與國外廠商議定採預付電匯方式付款,請於校長核定請購單後,填妥『暫付款申請單』送主計室,主計室將製印傳票送出納組開立國庫支票,通知申請單上聯絡人領取支票。

3.使用單位拿到支票後,可跟採購組領取匯款水單,並自行送印;請將國庫支票、用印後匯款水單、廠商匯款資料(請務必確認清楚,否則會有額外手續費)交採購組轉給台灣銀行匯款(國內匯款手續費新台幣220元)。

4.匯款後如有剩餘款項,銀行會存入國庫並開立『國庫機關專戶存款收款書』,請使用單位填妥『繳款通知單』並附上『國庫機關專戶存款收款書』,送出納組開立收據。

5.採購品項如有實體,需先申請免稅令,請使用單位備妥『公文』、『免稅申請書』、『免稅明細表』簽核後發文至財政部關務署臺北關業務一組(桃園通關)或財政部關務署高雄關(高雄通關),海關核定後會將免稅申請書、免稅明細表送還使用單位,請使用單位交給快捷公司、報關行或貨運公司辦理免稅通關業務(有時候快捷公司等會要求本校提供『個案委任書』,請使用單位下載並校內用印後併送該公司)。

註:上述直接外購文件請至『表單下載』區下載填列

 

公開招標採購(採購金額≧新台幣100萬元)

 2-1請購核准

 2-1-1請購單位提出請購單並須點選科研採購及招標選項(系所經費管理系統)並列印招標案件會核單

   2-1-2填寫科研採購申請單(採購金額新台幣100萬元以上專用),附接受補助或委託相關證明文件佐證,非屬科技部委託或補助計畫需會研究發展處確認是否屬科研採購

   2-1-3 需成立審查小組案件另附審查小組核定書(密件)及審查標準須知(需簡報不需簡報)(採優勝廠商依序議價決標適用) ,審查小組由校長或其授權人核定

     2-1-4 底價建議表(需成立審查小組案件採優勝廠商依序議價者,於評審完成後參考優勝廠商報價提供;採不訂底價者免附)

    2-1-5 至少一家廠商估價單及接受委託或補助佐證文件

    2-1-6 科研採購利益迴避書

    2-1-7財物規格明細表勞務明細表或需求書

 

   2-2招標決標

    2-2-1於本校資訊網頁招標公告至少7個日曆天(招標須知、契約書、廠商投標文件對照表、投標價格單、招標投標及契約文件、委託代理授權、招標規範、廠商投標代理出席使用印章授權書、審查標準須知…)

    2-2-2 發相關單位開標通知單

    2-2-3訂定底價(採優勝廠商依序議價決標案件於審查優勝廠商完成後參考廠商報價再行訂定底價)

    2-2-4 開標決標

      2-2-4-1是否投標合格廠商一家以上即可開標規定於投標須知內

      2-2-4-2廠商資格審查

      2-2-4-3未成立審查小組案,由請購單位審查廠商投標規格、規範是否符合招標規定 

      2-2-4-4 成立審查小組案,由請購單位另安排時間依審查須知內容辦理審查,審查完成簽呈校長或其授權人核准後轉採購單位依序通知優勝廠商議價或審查合格廠商比價

      2-2-4-5 比價或議價

      2-2-4-6 填寫開標/決標/流標/廢標紀錄表

      2-2-4-7 製作合約用印

  

2-3相關招標案件移送請購單位履約管理

 

 2-4驗收

2-4-1 廠商送貨或履約完成後,由請購單位填寫科研採購驗收紀錄表(財物勞務)結案驗收證明書及原始採購文件送採購單位安排時間辦理驗收

2-4-2 採購單位安排驗收時間,並發相關單位驗收通知,屬總務處案件由總務長或其授權人擔任主驗,使用單位、資產管理組會驗;屬圖書館案件由圖書館館長或其授權人為主驗,並指派適當人員會驗,以上由主計室監驗,有委託專業機構或人員設計、監造者,由其協驗

2-5 驗收合格後請購單位辦理後續核銷作業(財產增加單、發票或收據)

 

2-6相關採購完整文件,請購單位除送主計室核銷留存外,應保存一份備查,自驗收之日起10年為原則

 

2-7採購設備達新台幣100萬以上,使用單位應製作使用狀況之書面紀錄

 

 

限制性招標(採購金額≧新台幣100萬元)

 

3-1請購核准

     3-1-1請購單位提出請購單並須點選科研採購及招標、比價或議價選項(系所經費管理系統) 並列印招標案件會核單

     3-1-2填寫科研採購申請單(採購金額新台幣100萬元以上專用),附接受補助或委託相關證明文件佐證,非屬科技部委託或補助計畫需會研究發展處確認是否屬科研採購

     3-1-3 採限制性招標理由書

       3-1-3-1依本校科技研發採購作業要點第8條第1項第1-8及12-13款採限制性招標,請購單位需於限制性招標理由書敘明符合該條款及指定廠商比議或議價之理由,採第13款者應先簽請校長核准後附於理由書作為附件。

3-1-3-2依本校科技研發採購作業要點第8條第1項第9、10款採限制性招標需成立評選委員會辦理公開評選,參照政府採購法相關規定成立評選委員會及工作小組辦理公開評選(採優勝廠商依序議價決標),並於招標前召開第一次評選委員會議確認評選項目、評審標準及評定方式(如有前例或條件簡單,請購單位自行訂定或審訂評選項目、評審標準及評定方式,免召開第一次評選委員會)

3-1-3-3 依本校科技研發採購作業要點第8條第1項第11款採限制性招標需成立審查小組案件另附審查小組核定書(密件)及審查標準須知(需簡報不需簡報)(採優勝廠商依序議價決標),審查小組由校長或其授權人核定

     3-1-4 底價建議表(需成立評選委員會或審查小組案件採優勝廠商依序議價者,於開標審查為優勝廠商後參考優勝廠商報價;採不訂底價者免附)

     3-1-5 至少一家廠商估家單及接受委託或補助佐證文件

3-1-6科研採購利益迴避書

     3-1-7財物規格明細表勞務明細表或需求書

   

  3-2招標決標

   3-2-1公開評選及公告審查案於本校資訊網頁招標公告至少7個日曆天(招標須知、契約書、廠商投標文件對照表、投標價格單、招標投標及契約文件、委託代理授權、招標規範、廠商投標代理出席使用印章授權書、審查標準須知…

   3-2-2 非公開評選及公告審查案件將相關招標投標文件傳送指定廠商依投標須知內容投標

   3-2-3發相關單位開標通知單

   3-2-4訂定底價(採優勝廠商依序議價決標案件於審查優勝廠商完成後參考廠商報價再行訂定底價)

   3-2-5 開標決標

      3-2-5-1廠商資格審查

      3-2-5-2未成立審查小組或評選委員會案,由請購單位審查廠商投標規格、規範是否符合招標規定 

      3-2-5-3 成立審查小組或評選委員會案,由請購單位另安排時間依審查或評選須知內容辦理審查或評選,審查或評選完成後簽呈校長或其授權人核准後轉採購單位依序通知優勝廠商議價

      3-2-5-4 比價或議價

      3-2-5-5 填寫開標/決標/流標/廢標紀錄表

      3-2-5-6製作合約用印

 

3-3相關招標案件移送請購單位履約管理

 

3-4驗收

請於經費執行期限截止15日前送達採購組申請驗收作業

   (辦理本年度核銷之驗收案,請於1210日前送達本組)

3-4-1 廠商送貨或履約完成後,由請購單位填寫科研採購驗收紀錄表(財物勞務)結案驗收證明書及原始採購文件送採購單位安排時間辦理驗收。

3-4-2 採購單位安排驗收時間,並發相關單位驗收通知,屬總務處案件由總務長或其授權人擔任主驗,使用單位、資產管理組會驗;屬圖書館案件由圖書館館長或其授權人為主驗,並指派適當人員會驗,以上由主計室監驗,有委託專業機構或人員設計、監造者,由其協驗

 

3-5 驗收合格後請購單位辦理後續核銷作業(財產增加單、發票或收據)

 

3-6相關採購完整文件,請購單位除送主計室核銷留存外,應保存一份備查,自驗收之日起10年為原則

 

3-7採購設備達新台幣100萬以上,使用單位應製作使用狀況之書面紀錄

 

 

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