簽呈公文範例
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一、招標前 |
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適用時機 |
情況說明 |
簽稿範例 |
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1.限制性招標（議價） |
採購金額超過150萬元（含），依政府採購法第22條第1項第2、4、5、7款辦理。（獨家、相容等） 採購金額超過150萬元（含），依政府採購法第22條第1項第1款辦理。（第1次公告無廠商投標） |
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2.限制性招標（議價） |
採購金額未達150萬元，依「中央機關未達公告金額採購招標辦法」第2條第1項第1款辦理。 |
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3.限制性招標（議價） |
採購金額未達150萬元，依「中央機關未達公告金額採購招標辦法」第2條第1項第2款辦理。 |
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4.限制性招標（公開徵求） |
採購金額超過150萬元（含），指定軟體、系統或資料庫名稱，依政府採購法第22條第1項第2款或第4款辦理。 |
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5.限制性招標（研究發展） |
依政府採購法第22條第1項第5款屬原型或首次製造、供應之標的，以研究發展、實驗或開發性質辦理者，應先進行評比，再與最優勝廠商辦理議價。 |
會議紀錄範例-1 (政府採購法)[odt] |
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6.限制性招標（直接外購） |
直接跟國外廠商交易，未透過國內代理商，包含線上購物、專業服務等 |
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| 7.限制性招標（對外投標案件指定分包廠商）
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本校各單位以『廠商』身份參與其他機關團體採購法標案，得標後簽請以限制性招標方式委託其他廠商施作分包項目。 前提：投標文件（如計畫書）內有標示分包項目（預計金額）及廠商名稱，且納入雙方契約中。 簽呈附件：1.廠商報價單2.投標契約書封面、分包項目3.合作意向書等
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二、開標前及開標時 |
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適用時機 |
情況說明 |
簽稿範例 |
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1.撤銷招標公告 |
採購案公告後，發現資格規格有誤，依政府採購法第48條第1項第1款取消招標公告，撤案後如有繼續招標之需要，請將修正後規格明細表送本組續辦 |
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2.變更招標公告 |
採購案公告後，發現資格規格有誤，依「政府採購公告及公報發行辦法」第7條變更招標公告，必要時會延長等標期 |
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3.廠商標價偏低，經開標主持人要求廠商限期提出說明 |
依「依政府採購法第58條處理總標價低於底價百分之八十案件之執行程序」，最低標廠商標價偏低，廠商應本校要求於期限內提出說明，單位應審酌廠商說明之合理性 |
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三、決標後 |
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適用時機 |
情況說明 |
簽稿範例 |
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1.變更契約（機關要求，增減履約項目、數量等） |
機關依據採購契約第16條第1款於契約所約定之範圍內通知廠商變更契約(含新增項目)，廠商於接獲通知後，除雙方另有協議外，應於10天內向機關提出契約標的、價金、履約期限、付款期程或其他契約內容須變更之相關文件 |
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2.變更契約（廠商要求以優規或同等品代替） |
依據採購契約第16條第4款規定契約約定之採購標的，廠商得敘明理由，檢附規格、功能、效益及價格比較表，徵得機關書面同意後，以其他規格、功能及效益相同或較優者代之，但不得據以增加契約價金。 |
簽(請購單位二層決行)3-2（會辦採購組、主計室）[odt] |
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3.變更契約(廠商要求展延履約期限) |
依據契約第7條規定履約期限內，有確非可歸責於廠商，而需展延履約期限者，廠商應於事故發生或消失後通知機關，並檢具事證，以書面向機關申請展延履約期限。機關得審酌其情形後，以書面同意延長履約期限，不計算逾期違約金。 注意：廠商先來文申請展延，並註明依據之契約條款，單位審酌後認為符合契約規範且展延期限合理，同意簽辦 |
同意廠商回復稿（請購單位二層決行；得以電子郵件、傳真代替）3-3-2 [odt] 公文範例(1) 公文範例(2)
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3.1變更契約(未增加履約項目或數量) |
依據契約第16條第7款契約之變更，非經機關及廠商雙方合意，作成書面紀錄，並簽名或蓋章者，無效。例如：涉及契約文件疑義之澄清、文字謬誤之更正、工期檢討之免計或展延工期、未涉及契約價金變更之材料設備規格變更等 |
簽(一層決行)3.1-1 、3.1-2 [odt] [odt]
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4.使用單位查驗結果不合格，通知改正（驗收前） |
依據採購契約第9條第6款查驗、測試或檢驗結果不符合契約規定者，機關得予拒絕，廠商應免費改善、拆除、重作、退貨或換貨。 注意：廠商提前交貨，但查驗不通過，限期廠商改善，且期限不得超過原履約期限或如查驗時點已超過履約期限，仍通知採購組驗收，由主驗人決定廠商改善期限 |
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5.廠商逾期交貨通知限期改善 |
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6.通知廠商履約 |
履約期限以本校通知次日為起始日，書面通知（傳真、或E-MAIL）廠商開始履約，廠商回復知悉，並留存通知單，以便驗收時證明 |
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7.通知廠商解除契約 |
依採購契約第17條廠商履約有下列情形之一者，機關得以書面通知廠商終止契約或解除契約之部分或全部，且不補償廠商因此所生之損失 |
稿(一層決行)3-8（雙方合意解除）[odt]
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8.逾期罰款處理程序 |
1.按逾期天數處契約價金0.1％違約金（原則），廠商如無意見，將從貨款中扣除。 2.至主計室進帳系統登打收入進帳通知單操作流程1-適用一般採購案件（會計編號：Y113-0912）、操作流程2-適用科研採購案件；通知單併同核銷資料送將採購組 |
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四、驗收時 |
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適用時機 |
情況說明 |
簽稿範例 |
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1.市場上並無廠商投標時所標註型號之儀器 |
廠商投標型號與實際交機上型號不一致，後發現是投標時廠商標示錯誤或缺漏…等（如現場儀器為AB-1201但廠商標成AB-120）。 注意：僅為型號不一致，但規格沒變，仍需符合原招標規範， |
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2.廠商如期交貨，但因單位另有測試需求，申請展延驗收 |
依據契約第12條規定，無初驗程序者，機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後30 日內辦理驗收，但使用單位逾期提出驗收。 注意：廠商如期完成測試交貨，單位有契約（規格明細表）以外之測試需求（例如單位要請第三方公正單位進行測試，但合約上並無要求廠商提送），故展延驗收。 |
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3.部分驗收，部分罰款 |
依據契約第12條第6款履約標的部分完成履約後，如有部分先行使用之必要，應先就該部分辦理驗收…並得就該部分支付價金及起算保固期 |
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4.驗收不通過，改以減價收受 |
依據契約第4條第1款驗收結果與規定不符，而不妨礙安全及使用需求，亦無減少通常效用或契約預定效用，經機關檢討不必拆換、更換或拆換、更換確有困難，或不必補交者，得於必要時減價收受。...屬工料不符規定者，減價金額得按工料差額計算之。 |
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5.部分逾期、部分罰款 |
依據契約第14條第1款廠商如未依照契約所定履約期限完成履約標的之供應，自該期限之次日起算逾期日數。但未完成履約之部分不影響其他已完成部分之使用者，按未完成履約部分之契約價金，每日依其1‰計算逾期違約金。 |
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6.驗收不通過，書面通知廠商改善 |
依據契約第12條第7款規定廠商履約結果經機關初驗或驗收有瑕疵者，機關得要求廠商於_____日內（機關未填列者，由主驗人定之）改善、拆除、重作、退貨或換貨(以下簡稱改正)。逾期未改正者依第14條規定計算逾期違約金。 |
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五、驗收後及保固 |
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適用時機 |
情況說明 |
簽稿範例 |
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1.保固期內，儀器發生故障或不穩定等，口頭通知廠商仍不改善，發函通知 |
依據契約第13條第3款保固期內發現之瑕疵，應由廠商於機關指定之合理期限內負責免費無條件改正。逾期不為改正者，機關得逕為處理，所需費用由廠商負擔，或動用保固保證金逕為處理，不足時向廠商追償。 |
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2.後續擴充 |
原標案已註明有後續擴充，依政府採購法第22條第1項第7款簽核後，徵得廠商同意後，辦理議價（約）程序 |
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六、其他 |
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適用時機 |
情況說明 |
簽稿範例 |
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1.緊急採購 |
依據採購法第105條第1項子法「特殊採購招標決標處理辦法」辦理限制性招標。 |
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2.通知拒絕往來廠商陳述及後續處理 |
機關依政府採購法第101條及第102條規定通知擬拒絕往來廠商陳述意見函、通知函、異議處理結果函稿格式 |
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3.契約變更說明會 |
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4.科研經費採購中古品 |
因預算有限採購中古品，但功能都正常 |
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| 5.機關委託研究發展 | 為免造成與受託者間之對立，或無法兼顧研發特性影響辦理成效，爰工程會編撰本作業手冊，期能釐清機關人員在辦理委託研究案時之適法疑義，使其能善用法令，達成提升研發品質及效率之目標。 | 手冊 [odt] |
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6.開口契約 |
開口契約係指在履約期間內，數量不確定，並以一定金額為上限之採購，視實際需要隨時通知廠商履約之契約，以契約中所列履約標的項目及單價，依完成履約實際供應之項目及數量給付契約價金。 | |
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7.科研採購請購 |
採購經費來源非科技部補助，函詢補助機關是否適用科研採購程序 |
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注意事項:
1.公文請務必載明承辦單位、採購名稱、案號；決標日、決標金額、決標廠商名稱
及依據之政府採購法或細則條號或契約條款。
2.依據分層負責規定，如為總務處二層決行案件，簽呈上『校長』同意等字眼請改成『總務長』、
如為請購單位二層決行案件，則改為院長、或中心主任等。
3.採購金額15萬元以下公文號：040201、採購金額超過15萬元但在150萬元以下公文號：040202、
採購金額超過150萬元公文號：040203