跳到主要內容區

 

簽呈公文範例

一、招標前

適用時機

情況說明

簽稿範例

1.限制性招標(議價)

採購金額超過100萬元(含),依政府採購法第22條第1項第2、4、5、7款辦理。(獨家、相容等)

採購金額超過100萬元(含),依政府採購法第22條第1項第1款辦理。(第1次公告無廠商投標)

簽(一層決行)1-1

1-1-1

簽(一層決行)1-1-2

2.限制性招標(議價)

採購金額未達100萬元,依「中央機關未達公告金額採購招標辦法」第2條第1項第1款辦理。

簽(一層決行)1-2

3.限制性招標(議價)

採購金額未達100萬元,依「中央機關未達公告金額採購招標辦法」第2條第1項第2款辦理。

簽(一層決行)1-3

1-3-1(場地租借)

4.限制性招標(公開徵求)

採購金額超過100萬元(含),指定軟體、系統或資料庫名稱,依政府採購法第22條第1項第2款或第4款辦理。

簽(一層決行)1-4

5.限制性招標(研究發展)

依政府採購法第22條第1項第5款屬原型或首次製造、供應之標的,以研究發展、實驗或開發性質辦理者,應先進行評比,再與最優勝廠商辦理議價。

會議紀錄範例-1

(政府採購法)

會議紀錄範例-2(科研採購)

6.限制性招標(直接外購)

直接跟國外廠商交易,未透過國內代理商,包含線上購物、專業服務等

網頁連結

二、開標前及開標時

適用時機

情況說明

簽稿範例

1.撤銷招標公告

採購案公告後,發現資格規格有誤,依政府採購法第48條第1項第1款取消招標公告,撤案後如有繼續招標之需要,請將修正後規格明細表送本組續辦

簽(總務處二層決行)2-1

2.變更招標公告

採購案公告後,發現資格規格有誤,依「政府採購公告及公報發行辦法」第7條變更招標公告,必要時會延長等標期

簽(總務處二層決行)2-2

3.廠商標價偏低,經開標主持人要求廠商限期提出說明

依「依政府採購法第58條處理總標價低於底價百分之八十案件之執行程序」,最低標廠商標價偏低,廠商應本校要求於期限內提出說明,單位應審酌廠商說明之合理性

表1(低於底價80%,但高於70%)2-3-1

表2(低於底價70%)2-3-2

三、決標後

適用時機

情況說明

簽稿範例

1.變更契約(機關要求,增減履約項目、數量等)

機關依據採購契約第16條第1款於契約所約定之範圍內通知廠商變更契約(含新增項目),廠商於接獲通知後,除雙方另有協議外,應於10天內向機關提出契約標的、價金、履約期限、付款期程或其他契約內容須變更之相關文件

簽(一層決行)3-1

3-1-1

廠商契約變更報價單3-1-2

廠商契約變更申請書3-1-3

2.變更契約(廠商要求以優規或同等品代替)

據採購契約第16條第4款規定契約約定之採購標的,廠商得敘明理由,檢附規格、功能、效益及價格比較表,徵得機關書面同意後,以其他規格、功能及效益相同或較優者代之,但不得據以增加契約價金

簽(請購單位二層決行)3-2

廠商比較表參考格式3-2-1

3.變更契約(廠商要求展延履約期限)

依據契約第7條規定履約期限內,有確非可歸責於廠商,而需展延履約期限者,廠商應於事故發生或消失後通知機關,並檢具事證,以書面向機關申請展延履約期限機關得審酌其情形後,以書面同意延長履約期限,不計算逾期違約金。

注意:廠商先來文申請展延,並註明依據之契約條款,單位審酌後認為符合契約規範且展延期限合理,同意簽辦

簽(一層決行)3-3-1

同意廠商回復稿(請購單位二層決行;得以電子郵件、傳真代替)3-3-2

公文範例(1)

公文範例(2)

3.1變更契約(未增加履約項目或數量)

註:不涉及契約價金之契約變更,原則上得以雙方換文(以公文書面相互確認相關事項)方式辦理,不拘泥於以契約變更書之形式

依據契約第16條第7款契約之變更,非經機關及廠商雙方合意,作成書面紀錄,並簽名或蓋章者,無效。例如:涉及契約文件疑義之澄清、文字謬誤之更正、工期檢討之免計或展延工期、未涉及契約價金變更之材料設備規格變更等

簽(一層決行)3.1-1 、3.1-2

雙方議定同意書

 

4.使用單位查驗結果不合格,通知改正(驗收前)

依據採購契約第9條第6款查驗、測試或檢驗結果不符合契約規定者,機關得予拒絕,廠商應免費改善、拆除、重作、退貨或換貨。

注意:廠商提前交貨,但查驗不通過,限期廠商改善,且期限不得超過原履約期限或如查驗時點已超過履約期限,仍通知採購組驗收,由主驗人決定廠商改善期限

簽(請購單位二層決行)3-4

5.廠商逾期交貨通知限期改善

  1. 履約期限已滿,廠商仍未交貨
  2. 履約期限將屆,提醒廠商如期交貨

稿(請購單位二層決行)3-5

6.通知廠商履約

履約期限以本校通知次日為起始日,書面通知(傳真、或E-MAIL)廠商開始履約,廠商回復知悉,並留存通知單,以便驗收時證明

通知單

7.通知廠商解除契約

依採購契約第17條廠商履約有下列情形之一者,機關得以書面通知廠商終止契約或解除契約之部分或全部,且不補償廠商因此所生之損失

稿(一層決行)3-7

8.逾期罰款處理程序

1.按逾期天數處契約價金0.1%違約金(原則),廠商如無意見,將從貨款中扣除。

2.至主計室進帳系統登打收入進帳通知單操作流程1-適用一般採購案件操作流程2-適用科研採購案件;通知單併同核銷資料送將採購組

廠商查驗驗收付款請款憑據開立金額參考範

四、驗收時

適用時機

情況說明

簽稿範例

1.市場上並無廠商投標時所標註型號之儀器

廠商投標型號與實際交機上型號不一致,後發現是投標時廠商標示錯誤或缺漏…等(如現場儀器為AB-1201但廠商標成AB-120)。

注意:僅為型號不一致,但規格沒變,仍需符合原招標規範,

簽(請購單位二層決行)4-1

2.廠商如期交貨,但因單位另有測試需求,申請展延驗收

依據契約第12條規定,無初驗程序者,機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後30 日內辦理驗收,但使用單位逾期提出驗收。

注意:廠商如期完成測試交貨,單位有契約(規格明細表)以外之測試需求(例如單位要請第三方公正單位進行測試,但合約上並無要求廠商提送),故展延驗收。

簽(請購單位二層決行)4-2

3.部分驗收,部分罰款

依據契約第12條第6款履約標的部分完成履約後,如有部分先行使用之必要,應先就該部分辦理驗收…並得就該部分支付價金及起算保固期

簽(一層決行)4-3 、4-3-1

4.驗收不通過,改以減價收受

依據契約第4條第1款驗收結果與規定不符,而不妨礙安全及使用需求,亦無減少通常效用或契約預定效用,經機關檢討不必拆換、更換或拆換、更換確有困難,或不必補交者,得於必要時減價收受。...屬工料不符規定者,減價金額得按工料差額計算之。

簽(一層決行)4-4

5.部分逾期、部分罰款

依據契約第14條第1款商如未依照契約所定履約期限完成履約標的之供應,自該期限之次日起算逾期日數。但未完成履約之部分不影響其他已完成部分之使用者,按未完成履約部分之契約價金,每日依其1‰計算逾期違約金。

簽(一層決行)4-5

6.驗收不通過,書面通知廠商改善

依據契約第12條第7款規定廠商履約結果經機關初驗或驗收有瑕疵者,機關得要求廠商於_____日內(機關未填列者,由主驗人定之)改善、拆除、重作、退貨或換貨(以下簡稱改正)。逾期未改正者依第14條規定計算逾期違約金。

稿(請購單位二層決行)4-6

五、驗收後及保固

適用時機

情況說明

簽稿範例

1.保固期內,儀器發生故障或不穩定等,口頭通知廠商仍不改善,發函通知

依據契約第13條第3款保固期內發現之瑕疵,應由廠商於機關指定之合理期限內負責免費無條件改正。逾期不為改正者,機關得逕為處理,所需費用由廠商負擔,或動用保固保證金逕為處理,不足時向廠商追償。

簽(請購單位二層決行)5-1

2.後續擴充

原標案已註明有後續擴充,依政府採購法第22條第1項第7款簽核後,徵得廠商同意後,辦理議價(約)程序

簽(一層決行)5-2

徵求廠商同意稿(二層決行)

六、其他

適用時機

情況說明

簽稿範例

1.緊急採購

依據採購法第105條第1項子法「特殊採購招標決標處理辦法」辦理限制性招標。

簽(一層決行)6-1

新冠肺炎快篩參考資料(1. 2. 3.)

2.通知拒絕往來廠商陳述及後續處理

機關依政府採購法第101條及第102條規定通知擬拒絕往來廠商陳述意見函、通知函、異議處理結果函稿格式

稿(一層決行)6-2

3.契約變更說明會

簡報

講義

4.科研經費採購中古品

因預算有限採購中古品,但功能都正常

簽(一層決行)

5.機關委託研究發展 為免造成與受託者間之對立,或無法兼顧研發特性影響辦理成效,爰工程會編撰本作業手冊,期能釐清機關人員在辦理委託研究案時之適法疑義,使其能善用法令,達成提升研發品質及效率之目標。 手冊
6.開口契約 開口契約係指在履約期間內,數量不確定,並以一定金額為上限之採購,視實際需要隨時通知廠商履約之契約,以契約中所列履約標的項目及單價,依完成履約實際供應之項目及數量給付契約價金

講義

範本

注意事項:

1.公文請務必載明承辦單位、採購名稱、案號;決標日、決標金額、決標廠商名稱

依據之政府採購法或細則條號或契約條款。

2.依據分層負責規定,如為總務處二層決行案件,簽呈上『校長』同意等字眼請改成『總務長』、

如為請購單位二層決行案件,則改為院長、或中心主任等。